SivisAPI tehostaa Punaisen Ristin toimintaa

Punainen Risti otti puolitoista vuotta sitten käyttöön SivisAPI-rajapinnan, joka on mullistanut organisaation tavan kerätä, analysoida ja hyödyntää Sivisverkosta saatavia koulutustietoja.

Käytännössä Punainen Risti kerää SivisAPIn rajapinnan avulla automaattisesti ja laajasti tietoa järjestön koulutuksista ja muokkaa tiedot sitten Microsoft Power BI:n avulla helposti hahmotettavaan visuaaliseen muotoon.

SivisAPIn ja Power BI:n varaan rakennettu uusi tiedonkeruu- ja käsittelytapa helpottaa järjestölle välttämätöntä tiedonkeruuta ja raportointia. Työkalujen yhdistelmä onkin osoittautunut oivalliseksi apuriksi niin päivittäisessä työssä kuin pitkän aikavälin suunnittelussa.

Helpotusta koulutustietojen hallintaan

Punaisessa Ristissä on pyritty määrätietoisesti vähentämään erilaisten sisäisten kyselyjen määrää. SivisAPIn avulla järjestössä on onnistuttu suurelta osin luopumaan vanhasta, työläästä prosessista, jossa kaikki koulutustiedot kerättiin piireiltä ja paikallisosastoilta kerran vuodessa manuaalisesti täytettävillä lomakkeilla.

Nyt järjestö saa rajapinnan kautta tietoa kaikista Siviksen kanssa yhteistyössä toteutetuista koulutuksista, osallistujamääristä ja vaikkapa opetuskielistä ilman, että tietoja tarvitsee erikseen kysellä organisaation eri tasoilta. Keskitetysti Sivisverkosta saatava tieto kattaa jo noin puolet kaikesta järjestön tarvitsemasta tiedosta.

SivisAPI mahdollistaa ajantasaisen tilannekuvan luomisen siitä, millaista koulutusta järjestöllä on tarjolla ja missä.

‒ SivisAPIn avulla voimme kerätä ja analysoida tietoa jatkuvasti eri puolilla Suomea järjestettävistä koulutuksista. Tämä mahdollistaa ajantasaisen tilannekuvan luomisen siitä, millaista koulutusta meillä on tarjolla ja missä, kertoo verkkopedagogiikan ja digitaalisten koulutusjärjestelmien suunnittelija Vivi Vaissi.

‒ Reaaliaikainen tieto on meille Punaisessa Ristissä erityisen arvokasta kriisi- ja häiriötilanteissa, joissa tieto koulutettujen vapaaehtoisten määrästä ja sijainnista ovat ratkaisevia tekijöitä. Tietojen jatkuva saatavuus auttaa myös varautumaan paremmin tuleviin tarpeisiin.

Uuden prosessin etuna on lisäksi se, että nyt asiantuntijat voivat etsiä tarvitsemansa tiedot itsenäisesti. Kaikkien työntekijöiden saatavilla oleva data vähentää virheiden mahdollisuutta sekä varmistaa, että kaikki työntekijät käsittelevät samoja tietoja.

Visualisointi avaa uusia näkökulmia

Raakadatasta jalostettu visuaalinen tieto on tehostanut koulutustiedon hyödyntämistä.

‒ Aikaisemmin laadimme kerran vuodessa toimintakertomuksen, jossa oli valtava määrä numeroita, mutta nyt saamme jaettua tietoa säännöllisesti visuaalisessa muodossa, mikä helpottaa tiedon ymmärtämistä ja lisää sen käyttöä, Vaissi sanoo.

Ymmärrettävässä muodossa esitetty tieto edistää keskustelukulttuuria.

Myös Punaisen Ristin tiedon hyödyntämisen projektipäällikkö Matias Andersson korostaa jatkuvuuden ja visuaalisuuden merkitystä.

‒ Kun tietoa on saatavilla säännöllisesti ja helposti sulatettavassa muodossa, se toimii keskustelun pohjana ja lisää vuorovaikutusta järjestön sisällä.

‒ Ymmärrettävässä muodossa esitetty tieto edistää keskustelukulttuuria ja avaa uusia näkökulmia järjestön toimintaan, kehittämiseen ja päätöksentekoon, Andersson toteaa.

Kokeilujen kautta liikkeelle

Punaisessa Ristissä ollaan tyytyväisiä SivisAPIn tuomiin mahdollisuuksiin. Erilaisia jatkosuunnitelmia on jo mielessä ja kokeilujakin käynnissä.

‒ SivisAPI mahdollistaa tiedon räätälöinnin organisaation tarpeisiin ja yhdistämisen muihin tietolähteisiin, kuten vapaaehtoistoiminnan järjestelmiin, mikä tekee siitä joustavan työkalun. Se on tärkeää, jotta tieto voidaan esittää kiinnostavalla ja järjestölle hyödyllisellä tavalla, korostaa Andersson.

Sekä Andersson että Vaissi kannustavat järjestöjä rohkeasti testaamaan SivisAPIn mahdollisuuksia.

‒ Liikkeelle kannattaa lähteä pienistä palasista. Aluksi voi miettiä hyvinkin yksinkertaisia kysymyksiä, joihin halutaan SivisAPIn avulla saada vastauksia. Kokeilemalla ei menetä mitään, mutta pienet kokeilut voivat johtaa suuriin oivalluksiin ja ideoihin siitä, miten tietoa voidaan järjestössä hyödyntää aiempaa paremmin, tiivistää Andersson.

Pienet kokeilut voivat johtaa suuriin oivalluksiin.

Myös Vaissi painottaa pienten askelten vaikutusta.

‒ Vaikka alussa voi tuntua, että SivisAPI olisi vain yhden asian ratkaisemista varten, kokeilun myötä voi syntyä lumipalloefekti, jossa uusia ideoita ja käyttötapoja alkaa löytyä.

Tukea SivisAPIn käyttöönottoon saa Sivikseltä. Useimmiten mukana on hyvä olla myös rajapintoja tunteva tekninen kumppani. Myös Punaisen Ristin asiantuntijat Andersson ja Vaissi jakavat mielellään kokemuksiaan ja auttavat muita järjestöjä alkuun.

Teksti: Mari Toivonen
Kuva: Suvi Elo / Punainen Risti