Kätevät ohjeet kokouksiin – myös hybridiin ja etään
Vuosikokous, kevätkokous, etäkokous, hybridikokous… Siviksen Kokouskäytännöt.fi-sivusto opastaa yhdistysten kokousten järjestämiseen ja niihin osallistumiseen.
Mistä löytyy ajantasainen tieto järjestöjen ja yhdistysten kokousten järjestämiseen, Siviksen asiantuntija Lea Lihavainen?
Siviksen Kokouskäytännöt.fi on oikea osoite kokousjärjestelyjen tueksi. Sieltä löydät tarpeellisen tiedon kokouksista yhdistystoiminnassa, hyviä käytännön vinkkejä muun muassa etä- ja hybridikokousten järjestämiseen sekä erilaisia materiaaleja kokousten tueksi. Sivustolta voi esimerkiksi ladata malleja kokouksen asiakirjoista, kuten esityslistasta, kokouskutsusta ja pöytäkirjasta.
Mitä yhdistysten kannattaa nyt ottaa huomioon kokousjärjestelyissä?
– Suunnittelussa keskeistä on hahmottaa, minkälaista kokousta ollaan järjestämässä. Kaikki kokoukset eivät ole samanlaisia, ja siksi kokouksen luonne vaikuttaa myös sen kulkuun. Tutustu niin kokoustyyppeihin, ennakkojärjestelyihin kuin kokouksen jälkeen huolehdittaviin asioihin.
– Kannattaa muistaa, että useimmat kokoukset voi edelleen järjestää etäyhteyksin tai hybridinä, jossa osa osallistuu kokoukseen paikan päällä ja osa etäyhteydellä.
Mikä on olennaisinta niin etäkokouksissa kuin paikan päällä istuttavissa kokouksissa?
– Tärkeää on muistaa, että kokoukset ovat aina myös viestintää ja vuorovaikutusta. Kokouksissa on kommunikoitava niin, että tulee ymmärretyksi ja kuuntelee myös toisten näkemyksiä. Kaikilla osallistujilla on mahdollisuus vaikuttaa, mutta vain julkituotu mielipide vaikuttaa kokouksen päätökseen. Yhdistyksen kokouksissa on tärkeää mahdollisimman avoin ja keskusteleva ilmapiiri.
