Ota syksyllä arkistointi ja tiedonhallinta haltuun

Järjestöissä kertyy jatkuvasti erilaisia tietoja ja tiedostoja. Joitakin asiakirjoja on pakko säilyttää, toiset taas halutaan pitää tallessa kertomassa esimerkiksi järjestön historiasta. Arkistoitavaa saattaa helposti kertyä vaikeasti hallittavia määriä. Ja vain osaa tiedoista tarvitaan tulevissa toimissa.

Arkistointi ja tiedonhallinta vaatii nykypäivänä myös monenlaista tietoa ja osaamista ja siihen liittyvää koulutusta on Sivikseltä toivottu. 25.10.–22.11.2022 järjestettävä Tiedostot talteen ja arkiston kansiot kuntoon -koulutus vastaa jäsenjärjestöiltä tulleisiin toiveisiin.

Koulutuksessa käydään läpi niin paperiset kuin sähköiset aineistot ja tiedostot, joita lainsäädännön, viranomaisten tai rahoittajien määräysten takia kuuluu säilyttää, sekä se, miten ja kuinka kauan mitäkin aineistoa säilytetään.

– Koulutuksessa oppii tai pääsee kertaamaan järjestön arkistoinnin ja tiedonhallinnan perusteet. Lisäksi aikaa on varattu keskustelulle ja osallistujien hyvien käytäntöjen jakamiselle, kertoo Siviksen asiantuntija Annika Tahvanainen-Jaatinen.

Kolmen webinaarin ja oppimistehtävien avulla pohditaan, minkälaisia tiedostoja kannattaa säilyttää jälkipolville ja miten esimerkiksi valokuvia, videoita ja sähköposteja mahdollisesti kuuluu tai olisi hyvää säilyttää. Oppimistehtävät auttavat tunnistamaan järjestön nykyiset prosessit. Tehtävät myös ohjaavat keskustelemaan käytäntöjen kehittämisestä omassa organisaatiossa.

– Osallistujien on myös mahdollista laatia omalle järjestölle alustava tiedonhallintasuunnitelma. Ja mikä parasta, saada siihen henkilökohtaista palautetta kouluttajalta.

Koulutus on suunnattu arkistoinnista vastaaville tai siitä päättäville henkilöille järjestöissä. Mukaan voivat tulla kaikki arkistoinnista kiinnostuneet myös ilman aiempaa tietämystä aiheesta.

Kouluttajana toimii Kvs-säätiön digitointikonsultti Esko Clarke Sario.

Ilmoittaudu Tiedostot talteen ja arkiston kansiot kuntoon -koulutukseen