Miten innostat osallistujat mukaan arviointiin?

1. Ota osallistujat mukaan jo suunnitteluun

Arvioinnissa on tärkeää osallistaa ne, joita asia koskee – jo suunnitteluvaiheessa. Osallistujat voivat esimerkiksi miettiä, mikä heille on toiminnassa tärkeintä ja muotoilla sen avulla kysymyksiä palautekyselyyn. Tämä lisää todennäköisyyttä sille, että kyselyihin vastataan ja arviointi koetaan omaksi. Lisäksi on hyvä miettiä yhdessä, miten kysely kannattaa toteuttaa.

2. Perustele, miksi arvioit

Jokaisen palautteenantajan on tärkeää ymmärtää, miksi sitä kerätään, mitä siitä seuraa ja mihin kertyvää tietoa käytetään. Viesti tästä mieluummin liikaa kuin liian vähän.

On myös tärkeää kerätä vain olennaista tietoa. Jokaiselle kysymykselle palautelomakkeessa tai haastattelussa tulee olla peruste. Kerro myös, miten tietoa käsitellään ja miten huolehdit vastaajien nimettömyydestä.

3. Kysy lyhyesti ja perustellusti

Kun laadit kyselyä, ota huomioon seuraavat asiat. Ensiksikin kyselyn tulee palvella tarkoitustaan: kertoa tarpeeksi mittaamisen ja arvioinnin kohteesta, mutta olla samalla tarpeeksi lyhyt, ettei vastaamiseen mene liikaa aikaa.

Aloita kysely helpoilla kysymyksillä ja siirry haastavampiin. Kerää taustatieto mieluiten vasta lopussa. Vältä liian henkilökohtaisia kysymyksiä sekä palaute- että taustakysymysten puolella.

Kerää vain tarpeellista tietoa. Jos esimerkiksi osallistujan koulutustaustalla ei ole toimintasi tulosten kanssa tekemistä, älä kysy sitä.

Mitoita palaute toiminnan laajuuden mukaan. Jos palautetta kerätään esimerkiksi lyhyestä tapahtumasta, kysy vain pari kysymystä.

4. Pohdi, milloin ja miten kysyt

Mobiililaitteet ovat isolle osalle ihmisistä aina mukana kulkeva tuttu laite, jota on helppo hyödyntää palautteen keräämisessä. Kohderyhmä kannattaa kuitenkin aina huomioida ja tarpeen mukaan tarjota mahdollisuus vastata myös kynää ja paperia käyttämällä. Harkitse myös tapahtumissa erilaisia fiilismittareita ja muita vaihtoehtoisia tapoja kerätä tietoa.

Varmimmin saat palautetta, jos varaat sen keräämiselle aikaa tilaisuutesi lopussa. Voit esimerkiksi pyytää osallistujia ottamaan hetkeksi puhelimensa esille ja vastaamaan.

Tilaisuuden aikana tai heti sen jälkeen kerätyllä palautteella ei vielä saada tietoa työn pitkäaikaisista vaikutuksista. Sitä saa keräämällä jälkipalautetta. Mutta mitä enemmän toiminnan ja palautteen keruun väliin jää aikaa, sitä epätodennäköisempää on saada vastauksia. Yksi hyvä vaihtoehto saada tietoa vaikutuksista on järjestää ryhmähaastattelu joidenkin osallistujien kanssa.

5. Mieti, mikä motivoi vapaaehtoista

Kyselyitä ja muita palautteenkeruutapoja kannattaa räätälöidä kohderyhmän mukaan. Jos osallistuja on esimerkiksi kokeilemassa vapaaehtoistyötä ensimmäisen kerran, ei vielä kannata kysyä, miten hän kehittäisi järjestösi toimintaa.

Vapaaehtoisten motivaatiota koskevassa tutkimuksessa on nostettu esiin, että tehtävänsä alkuvaiheessa tekijää motivoi esimerkiksi porukka ja tekemisen hauskuus. Mieti, miten saisit näitä asioita mukaan palautteen keruuseen.

Vapaaehtoistoiminnassa olevia motivoi tunne omasta riittävyydestä ja oppimisesta. Kysymykset, joissa osallistuja voi pohtia omaa oppimistaan, voivat olla motivoivia. Pohdi myös, voisiko motivaatiota lisätä esimerkiksi osaamismerkin tai muun tunnustuksen avulla.